一看就會(huì)！這些小功能，幫你高效解決文檔管理

在信息技術(shù)的影響下wps怎么篩選重復(fù)的內(nèi)容，辦公逐漸倡導(dǎo)無(wú)紙化、電子化，越來(lái)越多的文件會(huì)存儲(chǔ)在電腦里。雖然這確實(shí)便利，但也出現(xiàn)了下面這些讓人「頭痛」的問(wèn)題：

……

對(duì)于這些問(wèn)題，其實(shí)都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢？

今天，就跟大家講講如何通過(guò) WPS，零門檻上手文件管理，快速找到想要的文件。

01文件管理的四個(gè)重點(diǎn)

電腦中浩如煙海的文件，也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學(xué)問(wèn)wps怎么篩選重復(fù)的內(nèi)容，很多人會(huì)基于實(shí)際場(chǎng)景需求，總結(jié)出屬于各種各樣的方法和習(xí)慣。

但事實(shí)上，都離不開以下 4 點(diǎn)：

下面我們將結(jié)合上圖提及的 4 點(diǎn)，為大家解構(gòu)如何用 WPS 實(shí)現(xiàn)初步的文件管理。

02善用高效的首頁(yè)，解決備份和同步

在 WPS 2019 中，全新的首頁(yè)有著「最近打開、個(gè)人中心」2 個(gè)快捷欄，它們將幫助你快速上手最基礎(chǔ)的文件管理。

如若將文檔備份至 云文檔，那么便能充分發(fā)揮文件管理功能。

給文件加星標(biāo)

如果需要經(jīng)常打開一些文件，你可以選中已上傳到云文檔的文件，右鍵單擊選擇「添加星標(biāo)」。

添加后，便能直接在首頁(yè)「最近打開」的 ??星標(biāo)中快速打開，不需要再花費(fèi)時(shí)間尋找。

（添加好星標(biāo)后，便能在左側(cè)「星標(biāo)」找到文件）

敲重點(diǎn)！給文件添加「星標(biāo)」的行為，將會(huì)自動(dòng)備份到 WPS 賬號(hào)之中。

也就意味著，無(wú)論你換到任何電腦、手機(jī)，只要登錄同一賬號(hào)，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪里的煩惱。

（手機(jī)上，點(diǎn)擊上方的星標(biāo)也能查看）

實(shí)時(shí)同步的文件夾管理

在 WPS「云文檔」中，你可以直接新建文件夾，并支持將文件移動(dòng)至文件夾中，方便直接對(duì)文件進(jìn)行分類。

而這些管理好的文件夾，將會(huì)保存至 WPS 賬號(hào)；即便切換至不同設(shè)備，也將保持一致。

以我自身工作為例，我可以將工作分為多個(gè)不同方向的文檔，即便臨時(shí)有事，也能在路上/ 在家里直接登錄 WPS 查看、編輯wps怎么篩選重復(fù)的內(nèi)容，不再受限于公司辦公電腦。

值得一提的是，不同設(shè)備間打開過(guò)的文檔，WPS 「云文檔」會(huì)創(chuàng)建一個(gè)以設(shè)備名稱命名的文件夾自動(dòng)加密備份，防止意外退出導(dǎo)致文件丟失，也進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)跨設(shè)備辦公。

你可以點(diǎn)擊 WPS 左側(cè)的「云文檔」，可看到文件夾「我的設(shè)備」，點(diǎn)擊便能看到不同設(shè)備的子文件夾。

此外，WPS 2019 還支持給文件夾創(chuàng)建快捷訪問(wèn)方式——常用。

僅需在云文檔中，右鍵單擊文件夾，選擇「固定到常用」后，該文件夾便能在首頁(yè)面板中快速訪問(wèn)。

（即便切換設(shè)備，登錄賬號(hào)后，該設(shè)置也能同步）

02用云文檔，解決繁瑣的命名

對(duì)于絕大多數(shù)用戶而言，文件管理的難點(diǎn)是「文件命名」，而更大的難點(diǎn)則是對(duì)同一個(gè)文件、不同版本的命名。

比如說(shuō)：我們編輯好一份文檔后，總會(huì)需要經(jīng)過(guò)給領(lǐng)導(dǎo)同事檢查，接著再根據(jù)修改意見反復(fù)修改、反復(fù)檢查......

這種時(shí)候，對(duì)這類文件的命名方式便會(huì)影響到后續(xù)查找（有時(shí)候自己本人也會(huì)分不清！！）

但如果你選擇使用 WPS 云文檔，那么便不會(huì)存在上述的問(wèn)題了，因?yàn)榻o同一文件、不同版本的命名已經(jīng)用更科學(xué)的辦法「歷史版本」解決了。

你不再需要反復(fù)保存文檔，直接就能根據(jù)修改意見進(jìn)行編輯，WPS 云文檔都將會(huì)自動(dòng)記錄編輯的時(shí)間、保存的版本、編輯人。

（點(diǎn)擊云文檔的任一文件，即可看到「歷史版本」）

更酷的是，文件的所有版本點(diǎn)擊皆可預(yù)覽，也支持直接導(dǎo)出、恢復(fù)。不需要對(duì)文件重復(fù)命名，WPS 云文檔「歷史版本」就能自動(dòng)幫你搞定！

（100+個(gè)版本，也能完全備份存儲(chǔ)）

03快速搜索、分類搜索，皆可快速搞定

文件管理的目的，便是在需要時(shí)能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕松實(shí)現(xiàn)。

用「搜索框」搞定快速搜索

在快速搜索方面，WPS 2019 首頁(yè)提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱，即可快速找到文件及所在的位置。

倘若將文件備份至 云文檔，WPS 會(huì)員用戶還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，不僅能快速找到相關(guān)的文件名稱，還能看到文檔正文內(nèi)容中含有關(guān)鍵詞的文件。

具體如下圖所示：

分類搜索善用「篩選」

辦公文件格式十分多樣，常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對(duì)文檔進(jìn)行分類查找，WPS 2019 提供了「篩選」功能。

僅需在首頁(yè)中點(diǎn)擊「篩選」，即可讓文件以不同的格式進(jìn)行排列：

最后，我們來(lái)總結(jié)下，在 WPS 中開啟「云文檔」功能，便可充分實(shí)踐文件管理的 4 點(diǎn)要領(lǐng)：

……

今天的文章就到此結(jié)束啦~如果你還沒(méi)有良好的文件管理習(xí)慣，那么建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現(xiàn)關(guān)鍵時(shí)刻找不到文件的狀況。

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