Word文檔編輯～字體、字號、間距

你好，這里是《毅書毅世界》，我是毅力。今天學習了好友推薦的課程《職場Word進階指南》，內容很實用，給我很多啟發，現在把學習筆記分享給你。

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?Word 文檔的第一要素并不是好看、漂亮、有設計感，而是要易于閱讀，方便文檔管理。 Word 在英文里就是“字”的意思，這也是 Word 自身的特點：它字多，是個閱讀性文件。所以，文檔是否專業，標準就在于一定要易于閱讀，易于信息的傳達和理解。

事業單位、黨政機關的文檔格式規范要按照《黨政機關公文格式》( GB /-2012）的要求。今天分享的是普通文檔的通用格式規范。

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在 Word 里設置格式，主要就是設置文字格式。所以一定要做到：字體、字號、規則保持統一，行距保持一致。

一、關于字體

選擇字體時首先要考慮這份文檔

所承載的功能，說白了就是到底是干嘛用的。如果是非正式發文只是用于簡單的溝通傳閱，建議你用微軟雅黑字體， PC 端還是微軟雅黑的閱讀體驗最佳。

如果是偏正式的，比如說企業的正式發文或表單、文案等，建議還是以宋體字為主。特別是當這份文檔是需要打印出來使用時，宋體的文檔會讓人閱讀起來更舒適。因為宋體是屬于襯線字體，在字的筆畫開始、結束的地方有額外的裝飾，而且筆畫的粗細會有所不同，這種就叫做襯線體。這種字體的識別效率高，尤其是大量閱讀的時候，不容易讓人產生疲勞感。

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通用的字體的搭配方案：封面標題可以使用華文中宋，一、二級標題使用黑體，三級標題及正文使用宋體或仿宋，圖片、表格題注等注釋性文字依然使用黑體。一份文檔正文所使用的字體最好不要超過3種。

在設置字體格式的時候，最好是中英文字體分開設置。有兩種搭配方案：中文用微軟雅黑的話，英文就用 ；中文是宋體，那英文就用新羅馬字體。

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二、關于字號

字號是讓文檔有層次感的一個的重要依據。除非是一些行業的特殊要求，必須細分各種級別，比如說法律文書之類的。其他的文檔都要求，簡單利落。文檔一般只要有三個級別的標題和正文就可以了。

一級標題建議三號，二級標題小三，三級標題及正文小四。尤其是給領導呈報文件的時候，字體千萬不能小。小四字號在A4紙上的閱讀體驗相對來說是最好的。如果你的文檔稍微復雜一點，有頁眉、頁碼、題注這些標示內容，用五號字就好。

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三、關于間距

頁邊距用默認的標準格式就行，行距要根據字號設定。一般設置為1.2~1.3倍行距是看起來最舒服的。段間距呢，通常來說不常使用，但如果你追求細致、規范的話，你也可以單獨給標題設置段前段后間距。

作者給出了一個建議：如果文檔有三級標題的話，僅給標題3設置段前1行，段后0.5行間距。這個段間距加上以后，的確視覺感受會更優化一級。

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【小貼士】有時你的文檔用了微軟雅黑字體，在調整段落間距的時候會發現：段落間距無法調整。不管是單倍行距還是1.5倍行距，還是2倍行距，效果是一樣的，看起來都沒有變化。

很多人直接把文字清空格式，然后把之前排版的步驟重新來一遍，特別耽誤時間。其實遇到這種情況，你只需要先按< Alt +0+ P >，打開【段落】對話框。取消勾選【如果定義了文檔網格，則對齊到網格】word文字間距怎么設置，然后就可以正常調整了。記住，格式不變，去網格線！

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四、文檔編輯三個加分項

1、一整塊內容編輯完成后，可以敲一個回車中間空一行，這樣條理更清晰。

2、如果交給領導審核word文字間距怎么設置，在發電子文檔之前，你可以點一下【開始】選項卡的【隱藏編輯標記】word文字間距怎么設置，或者按快捷鍵＜ Ctrl + +8>，把【顯示編輯標記】關掉，這樣版面更整潔。

3、如果文檔多于3頁，建議加個頁碼；如果大于5頁，還可以加一個目錄，方便他人閱覽，細節之處見真章。

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五、文檔編輯減分項

有加分項，自然就有減分項。建議文檔里少用斜體、下劃線、刪除線這些功能，即使用加粗，也要控制數量。要知道，強調的內容太多就失去強調的意義了。

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?六、重要的建議

編號目錄一類的，最好自動生成。文檔能用自動化排版，就堅決不手打。比如給標題應用標題【樣式】，標題編號使用多級列表，目錄使用 Word 自動引用。尤其是一些復雜的文檔，可以說沒人是可以一遍過的，自動化排版在之后的無數遍調整中，會節約你大量的時間。

抓好字體、字號、間距這三個核心方面，再注意剛剛提到的加分減分事項，你的文檔就已經超過很多人了，你的合作伙伴能更好更高效舒適地接受你的信息，感受到你的專業度。

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好，就聊到這里。明天繼續學習Word文檔編輯神技，日拱一卒功不唐捐。《毅書毅世界》明天見。

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